O firmie "INTER-VION" Spółka Akcyjna
O wdrożeniu opowiada Dyrektor ds. Inwestycji w firmie INTER-VION S.A.
O firmie
INTER-VION S.A. z siedzibą w Warszawie istnieje na rynku już od ponad 25 lat. Od 2000 roku większościowym właścicielem spółki jest francuska grupa La Brosse et Dupont (LBD). Na chwilę obecną Spółka jest największych dystrybutorów akcesoriów kosmetycznych w kraju, a jej produkty dostępne są we wszystkich strategicznych sieciach handlowych oraz sklepach kosmetycznych i drogeriach w całej Polsce (ponad 2500 punktów). Produkty są stale udoskonalane oraz dostosowywane do potrzeb i zmian rynkowych, regularnie wprowadzając nowości i organizując akcje promocyjne. O jak najwyższą jakość współpracy partnerami handlowymi każdego dnia dba ponad 100 wykwalifikowanych przedstawicieli handlowych i merchandiserów. Dzięki prowadzonym działaniom wartość sprzedaży produktów stale wzrasta. Od wielu lat z sukcesem firma operuje na rynkach zagranicznych. Eksport jest prowadzony do ponad 20 krajów. Produkty firmy Inter-Vion są poddawane regularnym audytom, przeprowadzanym przez przedstawicieli instytucji certyfikujących wszystkich państw, do których są eksportowane produkty. Dzięki temu zdobywane są potwierdzenia zgodności otrzymanych certyfikatów i zgodność prowadzonej polityki projakościowej z wytycznymi danego kraju.
Misją firmy jest zapewnienie wszystkim klientom spółki dostępu do jak najszerszej oferty akcesoriów kosmetycznych oraz akcesoriów do sprzątania, gwarantując jednocześnie efektywny serwis na najwyższym poziomie.
Marka własna - Killys
Marka INTER-VION - KILLYS
BEAUTY EXPERT - slogan firmy
BEAUTY EXPERT - slogan firmy
WYZWANIA
Firmy operujące na bardzo konkurencyjnym rynku kosmetycznym i drogeryjnym stale poszukują rozwiązań, które wyróżnią ich ofertę w miejscu sprzedaży oraz zwiększą rotację produktów. Jednym ze sprawdzonych sposobów jest uporządkowanie asortymentu, zgromadzenie go na firmowym meblu ekspozycyjnym i odpowiednie zaprezentowanie konsumentom. Ale taka strategią musi zarządzać sieć odpowiednio przeszkolonych handlowców i merchandiserów. Sami ludzie to jeszcze nie wszystko Należy ich wyposażyć w odpowiednie narzędzie – system informatyczny dzięki którym służby mobilne mogą wykonywać zlecone im przez kierownictwo zadania, a następnie raportować postępy ich prac i osiągnięte wyniki.
Akcesoria kosmetyczne, to kategoria, która w ostatnich latach bardzo się rozwinęła i zwiększyła udziały w sprzedaży drogerii. Konsument jest wymagający i lubi być zaskakiwany. Spółka skoncentrowała się więc na poszukiwaniu i wprowadzaniu na rynek ciekawych produktów i rozwiązań, dopasowując ofertę do panujących trendów. Na tym polega dziś handel, nowości, ekspozycje, promocje przyciągają się klientów do drogerii.
W związku z powyższym, firma podjęła decyzję o wdrożeniu nowego systemu mobilnego, którego zadaniem byłoby wspieranie pracy przedstawicieli handlowych i merchandiserów.
„Dotąd użytkowaliśmy rozwiązania SFA opartego na ewidencji samych zamówień przez handlowców w terenie, które okazało się niewystarczające i nie spełniało już naszych potrzeb. Aplikacja nas ograniczała, w efekcie czego nasi przedstawiciele terenowi i doradcy markowi nie mogli w pełni wykorzystać potencjału sprzedażowego i marketingowego naszej firmy. Sytuacja ta spowodowała, że zaczęliśmy szukać markowego produktu klasy SFA i CRM, który jest stale rozwijany przez producenta i dostosowywany do zmieniających się technologii.” – mówi Pan Paweł - Manager w firmie INTER-VION S.A.
„Zarząd firmy INTER-VION S.A. planował wdrożyć rozwiązanie znane i sprawdzone, lecz jednocześnie dostosowane do specyfiki naszych potrzeb operacyjnych. Szukaliśmy dostawcy z bogatym doświadczeniem w dziedzinie obsługi dystrybucji towarów konsumpcyjnych, kładąc nacisk na naszą dużą bazę danych i rozdrobnioną ofertę asortymentową. Nowy partner musiał jednak także wykazać zdolność i chęć dostosowania swojego systemu do naszego specyficznego modelu biznesowego i wymagań funkcjonalnych z dziedziny merchandisingu, sprzedaży detalicznej i hurtowej oraz rejestracji zdarzeń i zadań CRM"– dodaje Pan Paweł.
WDROŻENIE
Wybrany został system MOBIUS producenta oprogramowań – firmy SYNERGIZER. Jest to system zaliczany do kategorii rozwiązań SFA (Sales Force Automation) i CRM (Customer Relationship Managament). Jego podstawowym zadaniem jest obsługa funkcji sprzedażowych, a więc umożliwienie zbierania zamówień oraz ich elektroniczna dystrybucja do systemu ERP, dostęp użytkowników do danych na temat stanów magazynowych produktów (w tym realizowane w trybie on line, bazodanowe potwierdzanie dostępności określonych produktów), dostęp do aktualnych informacji na temat zaległości płatniczych czy danych historycznych, np. historii zakupów klienta. Ponadto MOBIUS umożliwia realizację szeregu funkcji okołosprzedażowych, w tym rozliczeń z klientem, wydań materiałów promocyjnych, realizację wymian, przecen, zwrotów oraz zbieranie danych na temat potencjału rynkowego poszczególnych sklepów czy też kanałów sprzedaży oraz wszelkich operacji na kontrahencie (typu opis wizyty, lista kontaktów, wszelkie zdarzenia).
Pierwszym etapem wdrożenia było przeprowadzenie procesu analizy potrzeb zarówno użytkowników mobilnych (presellerów, merchandiserów, promotorów), jak i „backoffice’u” (Brand Managerów, pracowników działu marketingu) w zakresie oczekiwanej funkcjonalności systemu. Szczególnie dużo uwagi dział informatyczny firmy INTER-VION poświęcił kwestiom związanym z ergonomią interfejsu oraz szybkością pracy mobilnej części aplikacji. Było to związane z koniecznością pracy przedstawicieli handlowych na bardzo szerokiej liście asortymentowej, obejmującej kilkadziesiąt tysięcy pozycji. W procesie tym aktywny udział brali przedstawiciele handlowi – jako przyszli użytkownicy aplikacji. Wdrożenie systemu MOBIUS realizowane było w sposób etapowy, czyli wprowadzanie do użytku poszczególne obszarów funkcjonalnych aplikacji. Wdrożenie systemu MOBIUS objęło całą sieć przedstawicielską, firmy INTER-VION S.A., jak również kadrę zarządzającą, pracowników centrów dystrybucyjnych, odpowiedzialnych za koordynację procesu dystrybucji produktów.
Jednym z kluczowych założeń związanych z wdrożeniem systemu MOBIUS była realizacja procesu integracji pomiędzy systemem mobilnym a systematem ERP Microsoft AXAPTA. Zastosowane mechanizmy integracyjne umożliwiają w pełni automatyczny, dwukierunkowy transfer danych pomiędzy systemami. Umożliwia to bieżącą aktualizację w systemie mobilnym danych dotyczących oferty produktowej, warunków cenowych, rabatów, promocji czy też stanów magazynowych - dostępności produktów, ponadto automatyzuje proces przyjęcia - realizacji zamówienia.
EKSPOZYTORY, materiały POS - środki trwałe i materiały promocyjne
Mając na uwadze charakter naszej branży istotnym zagadnieniem jest zgromadzenie naszej oferty i produktów na meblu ekspozycyjnym, a następnie jego odpowiednie zaprezentowanie konsumentom. System Mobius pozwala nam sprawnie organizować akcje marketingowe i promocyjne, gdyż używając w aplikacji mobilnej modułu „MATERIAŁY POS” w prosty sposób zamawiamy, przyjmujemy, przesuwamy, wydajemy i inwentaryzujemy nasze ekspozytory i regały.
Ewidencjujemy także wydania materiałów marketingowych w systemie - np. próbki, sample naszych kosmetyków,i wszelkie gadżety wzmacniające promocję naszych produktów. Dzięki MOBIUS'owi możemy w dedykowanym module do zarządzania materiałami POS prześledzić "pracę" naszego środka reklamowego, idąc dalej jesteśmy w stanie wygenerować historię jego wykorzystania i wpływ na zwiększenie obrotów danego punktu sprzedaży. Dynamiczny charakter branży kosmetyczno-drogeryjnej nie pozwala nam na to, abyśmy nie wiedzieli na jakich materiałach mamy pracować. - mówi p. Paweł.
KORZYŚCI BIZNESOWE - EFEKT
Dzięki wdrożeniu systemu MOBIUS SFA na platformie Android oraz Biznes Panelu CRM w formie platformy WEB-owej z dostępem z każdego urządzenia z przeglądarką, firma zyskała rozwiązanie informatyczne pozwalające na zwiększenie dynamiki wzrostu sprzedaży, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów.
„Zdalny dostęp do danych firmowych i praca w trybie off-line, z możliwością łatwej aktualizacji wykorzystywanych informacji, umożliwiło lepsze wykorzystanie potencjału przedstawicieli handlowych i szybszy dostęp do informacji. Automatyzacja przenoszenia danych ogranicza ilość wydruków i eliminuje pomyłki przy wprowadzaniu danych. Rozwiązanie mobilne jest w firmie INTER-VION podstawowym narzędziem pracy przedstawicieli w terenie oraz istotnym elementem w zarządzaniu łańcuchem logistycznym.” – opowiada Pan Paweł, Manager w firmie INTER-VION S.A.
„Nowoczesna struktura aplikacji MOBIUS i zastosowana technologia umożliwia proste modyfikacje i rozszerzanie zarówno funkcjonalności, jak i strony wizualnej aplikacji, w zależności od potrzeb biznesowych, również samodzielnie przez administratora firmy INTER-VION. Szybsza i dokładniejsza realizacja zamówień, sprawna windykacja należności, pełna analiza półki i realizacja naszego Planogramu na półkach sklepowych już od pierwszego momentu używania MOBIUS’a jest tym, co upewnia nas, że wybór tego właśnie oprogramowania był słuszny.” - podsumowuje wdrożenie p. Paweł - Szef Działu Inwestycji, odpiwedzialny ze strony INTER-VION za wdrożenie i rozwój narzędzia SFA i CRM.