Nowa Era w Dystrybucji Produktów Świeżych
Współczesny rynek dystrybucji produktów szybkozbywalnych (FMCG), a w szczególności sektor mięsno-wędliniarski, stoi w obliczu bezprecedensowych wyzwań. Presja na skracanie łańcuchów dostaw, rosnące wymagania w zakresie identyfikowalności produktów (traceability) oraz konieczność optymalizacji marży w warunkach inflacyjnych wymuszają na liderach rynku redefinicję swoich strategii operacyjnych. W erze, w której informacja jest równie cenna jak sam produkt, tradycyjne metody zarządzania sprzedażą terenową oparte na papierowych raportach i komunikacji telefonicznej stają się barierą nie do pokonania w walce o dominację rynkową.
Niniejsze studium przypadku zaawansowanego systemu klasy Sales Force Automation (SFA) – Mobius SFA, autorstwa firmy Synergizer opisuje wdrożenie w strukturach jednego z najprężniej działających podmiotów branży mięsnej w południowo-wschodniej Polsce: P.P.H.U. PUBLIMA Lichota & Lichota Spółka Komandytowa.
Poniżej opisane wdrożenie ukazuje, w jaki sposób technologia mobilna, wsparta dedykowanymi modyfikacjami programistycznymi i przemyślaną strategią zarządzania zmianą (Change Management), przekłada się na mierzalne wskaźniki efektywności przedsiębiorstwa (KPI). Szczególny nacisk położono na specyfikę branży "fresh", gdzie termin przydatności do spożycia determinuje tempo procesów biznesowych, a błąd w zamówieniu skutkuje nie tylko korektą faktury, ale często fizyczną stratą towaru.
Analiza przedwdrożeniowa objęła pełen cykl życia projektu: od diagnozy stanu przedwdrożeniowego w wielooddziałowej strukturze Publimy, poprzez proces integracji z systemem ERP i tworzenie dedykowanych funkcjonalności (obsługa wagi zmiennej, zarządzanie partiami), aż po nowatorskie podejście do szkoleń personelu zrealizowane w Bałtowskim Kompleksie Turystycznym.
SIEĆ SKLEPÓW DETALICZNYCH
Marki Własne Wędlin
8 ODDZIAŁÓW REGIONALNYCH
Chłodnie Dostawcze
Profil Partnera Biznesowego: P.P.H.U. PUBLIMA
Zrozumienie skali i złożoności wdrożenia wymaga szczegółowego spojrzenia na organizację klienta. P.P.H.U. PUBLIMA to firma, która na przestrzeni trzech dekad ewoluowała z lokalnego przedsiębiorstwa rodzinnego w potężnego gracza regionalnego, którego logistyka obejmuje kluczowe województwa południowo-wschodniej Polski.
Historia i Ewolucja Skali Działania
Założona w 1991 roku przez braci Grzegorza i Piotra Lichotów , firma rozpoczęła swoją działalność w okresie gwałtownych przemian ustrojowych i gospodarczych w Polsce. Dynamiczny rozwój rynku w latach 90. skłonił właścicieli do ekspansji w kierunku hurtowym – w 1994 roku otwarto pierwszy magazyn dystrybucyjny.
Rozwój firmy nie był liniowy, lecz skokowy, napędzany kolejnymi decyzjami inwestycyjnymi. Uruchomienie hurtowni mięsa i wędlin stanowiło pierwszy krok w stronę wertykalnej integracji łańcucha dostaw. Decyzja ta pozwoliła firmie na przejęcie kontroli nad marżą hurtową oraz uniezależnienie się od zewnętrznych pośredników. W kolejnych latach, wraz ze wzrostem zatrudnienia z 10 do ponad 254 osób, Publima rozszerzyła swoją działalność o własny Zakład Przetwórstwa Mięsnego oraz Zakład Rozbioru Drobiu. Tak rozbudowana struktura, obejmująca produkcję, hurt i detal, stworzyła skomplikowany ekosystem operacyjny. W takim środowisku tradycyjne metody zarządzania oparte na dokumentacji papierowej i intuicji menedżerskiej stają się niewystarczające. Właśnie w tym momencie cyklu życia przedsiębiorstwa pojawia się krytyczna potrzeba wdrożenia zaawansowanego systemu informatycznego, takiego jak Mobius, który jest w stanie zintegrować rozproszone zasoby i zapewnić jednolity obraz sytuacji biznesowej w czasie rzeczywistym.
Publima to nie tylko zakłady produkcyjne, ale także rozległa sieć dystrybucji obejmująca osiem oddziałów w południowo-wschodniej Polsce. Każdy z tych punktów generuje tysiące operacji dziennie – od przyjęcia towaru, przez kompletację zamówień, aż po rozliczenia opakowań zwrotnych. Skala działalności, potwierdzona przynależnością do potężnej grupy zakupowej Unia-Meat, wymusza stosowanie standardów, które są nieosiągalne bez wsparcia technologicznego. Wdrożenie systemu Mobius nie było zatem jedynie modernizacją IT, lecz fundamentalną zmianą filozofii zarządzania, mającą na celu utrzymanie konkurencyjności w sektorze charakteryzującym się niskimi marżami i wysokim ryzykiem operacyjnym
Taka architektura wymagała od systemu Mobius SFA obsługi wielomagazynowości. Handlowiec działający w rejonie Mielca musi widzieć stany magazynowe lokalnego oddziału, ale w przypadku braku towaru – mieć możliwość podglądu dostępności w magazynie centralnym, co implikuje skomplikowaną logikę transferów międzymagazynowych (MM).
Publima to nie tylko dystrybutor, ale i producent. W ofercie znajduje się kilka tysięcy aktywnych indeksów towarowych. Zarządzanie tak zdywersyfikowanym asortymentem w aplikacji mobilnej wymaga zaawansowanych e-katalogów, zdolności do filtrowania produktów po producencie, gatunku mięsa (wieprzowina, wołowina, drób) oraz przeznaczeniu (gastronomia vs. detal). Co więcej, każdy z tych producentów narzuca własne akcje promocyjne, które system SFA musi precyzyjnie odwzorować w terminalu handlowca.
Analiza Przedwdrożeniowa: Wyzwania Dystrybucji "Ultra-Fresh"
Przed przystąpieniem do prac programistycznych, zespół analityków Synergizer przeprowadził audyt procesów biznesowych w Publimie. Zidentyfikowano szereg "wąskich gardeł" charakterystycznych dla hurtowni mięsnych działających w modelu tradycyjnym.
W przeciwieństwie do naszych wdrożeń systemu MOBIUS w branży napojów czy słodyczy, gdzie jednostką rozliczeniową jest sztuka lub zgrzewka, w branży mięsnej dominuje tzw. waga zmienna. Klient zamawiający "5 baleronów" nie kupuje 5 standardowych opakowań, lecz 5 elementów, z których każdy ma unikalną wagę (np. 1,25 kg, 1,30 kg, 1,18 kg). System musiał obsługiwać dualizm jednostek: zamawianie w sztukach z automatyczną symulacją wagi (dla szacowania wartości zamówienia) oraz późniejszą aktualizację o wagę rzeczywistą z systemu ERP.
W branży mięsnej cykl życia zamówienia jest ekstremalnie krótki. Zamówienia zbierane przez handlowców w ciągu dnia muszą zostać skompletowane w nocy i dostarczone do sklepów nad ranem następnego dnia.
Stan przedwdrożeniowy: Handlowcy często dyktowali zamówienia telefonicznie do biura obsługi klienta pod koniec dnia pracy. Powodowało to spiętrzenie pracy w godzinach popołudniowych, błędy w przepisywaniu kodów oraz opóźnienia w przekazaniu zleceń na magazyn.
Ryzyko: Brak towaru na półce sklepu rano oznacza dla klienta (sklepu) stratę całodziennego utargu w kategorii mięso, co skłania go do zmiany dostawcy.
Zarządzanie Cenami i Promocjami
Rynek mięsny cechuje się dużą zmiennością cen, zależną od notowań na giełdach towarowych (ceny półtusz). Cenniki w Publimie mogą zmieniać się w cyklach tygodniowych.
Wyzwanie: Dotychczasowa dystrybucja cenników (papierowych lub w systemie on-line klasy B2B) do kilkudziesięciu przedstawicieli w 8 oddziałach była nieefektywna. Handlowcy często pracowali na nieaktualnych cennikach, co prowadziło do sprzedaży poniżej marży minimalnej lub konfliktów z klientami przy odbiorze faktury.
Brak Kontroli nad Siłami Terenowymi
Zarząd Publimy oraz kierownicy oddziałów mieli ograniczony wgląd w rzeczywistą aktywność przedstawicieli handlowych. Brakowało narzędzi do weryfikacji:
Czy wizyta u klienta faktycznie się odbyła? Jakie elementy wizyty zostały wykonane ?
Ile czasu handlowiec spędził w sklepie ?
Czy zrealizował cele merchandisingowe (np. poprawa ekspozycji produktów własnych Publimy) ?
Architektura Rozwiązania: Ekosystem Mobius SFA
Odpowiedzią na zdiagnozowane problemy było wdrożenie systemu Mobius SFA w architekturze dedykowanej. System ten nie jest prostą aplikacją do zbierania zamówień, lecz kompletnym ekosystemem zarządzania procesami sprzedażowymi, składającym się z modułu mobilnego (dla handlowców) oraz panelu zarządczego (Back-Office).
Aplikacja Mobilna: Narzędzie Pracy w Terenie
Dla kilkudziesięciu przedstawicieli handlowych Publimy przygotowano aplikację działającą na tabletach z systemem Android. Kluczowe cechy interfejsu (UX/UI) zaprojektowano z myślą o pracy w trudnych warunkach (często chłodnie, zaplecza sklepów, praca w pośpiechu).
Panel Administracyjny: Centrum Dowodzenia
Dla kilkunastu użytkowników administracyjnych – Dyrektorów, Kierowników Oddziałów (np. w Lipsku, Rzeszowie, Radomiu) – wdrożono webowy panel zarządczy. Jest to "wieża kontrolna" całego procesu dystrybucji.
Funkcjonalności dla kadry menedżerskiej obejmują:
Definiowanie Tras i Harmonogramów: Centralne planowanie wizyt dla handlowców z uwzględnieniem cykliczności (np. klient A w poniedziałki i czwartki).
Geolokalizacja i Monitoring GPS: Śledzenie pozycji handlowców w czasie rzeczywistym, weryfikacja zgodności trasy z planem, analiza czasu wizyty.
Zarządzanie Celami (Targety): Ustawianie planów sprzedażowych (ilościowych i wartościowych) dla poszczególnych handlowców lub grup produktowych (np. "Priorytet: sprzedaż Kiełbasy Lipskiej").
Integracja Systemowa i Dedykowane Modyfikacje
Serce wdrożenia stanowiła głęboka integracja Mobius SFA z systemem klasy ERP (Enterprise Resource Planning) funkcjonującym w Publimie. To w tym obszarze zespół Synergizer wykazał się największą inwencją, tworząc dedykowane modyfikacje (Custom Development) pod specyficzne wymagania klienta.
Stworzono dwukierunkowy interfejs wymiany danych (API), który zapewnia synchronizację kluczowych rejestrów. Proces ten odbywa się w trybie niemal rzeczywistym (Near Real-Time) przy dostępności łącza internetowego.
Dedykowana Modyfikacja: Obsługa Wagi Zmiennej (Variable Weight Logic)
MOBIUS obsłużył specyfikę towarów ważonych. Standardowe systemy operują na liczbach całkowitych. W przypadku Publimy wdrożono logikę hybrydową:
Mechanizm "Sztuka-Waga": Handlowiec wprowadzając zamówienie na "Schab bez kości", może wpisać ilość w sztukach (np. 4 sztuki). System, na podstawie zdefiniowanej w ERP średniej wagi sztuki (np. 3,5 kg), przelicza to orientacyjnie na 14 kg.
Precyzja Cenowa: Wartość zamówienia w aplikacji jest prezentowana jako "szacunkowa". Ostateczna kwota generowana jest dopiero w momencie ważenia towaru w magazynie i wystawienia faktury w ERP. Mobius wyraźnie komunikuje klientowi ten fakt na podsumowaniu zamówienia, eliminując nieporozumienia.
Separacja Asortymentowa: Wdrożono logikę rozdzielania zamówień na grupy asortymentowe wymagające różnych warunków przechowywania lub pochodzące z różnych magazynów (np. drób świeży z zakładu w Ostrowcu vs. wędliny z Lipska), co automatyzuje proces logistyczny po stronie magazynu.
Zarządzanie Partiami i Datami Przydatności (FEFO)
W odpowiedzi na wymogi identyfikowalności, aplikacja została dostosowana do wspierania logiki FEFO (First Expired, First Out). Handlowcy otrzymują w aplikacji informacje o partiach towaru z krótszym terminem przydatności, które należy sprzedać priorytetowo (często w promocyjnej cenie). Pozwala to Publimie drastycznie ograniczyć straty wynikające z przeterminowania towaru.
Moduł Windykacji Terenowej
Ze względu na specyfikę handlu tradycyjnego, gdzie obrót gotówkowy jest wciąż znaczący, Mobius wyposażono w moduł kasowy.
Blokada Kredytowa: System automatycznie sprawdza saldo klienta. Jeśli przekroczony jest limit kupiecki lub termin płatności faktur, aplikacja może zablokować możliwość wysłania nowego zamówienia do czasu uregulowania zaległości.
Raportowanie Wpłat: Handlowiec przyjmując gotówkę, wystawia w aplikacji elektroniczny dowód KP, który natychmiast jest widoczny w dziale księgowości w Ostrowcu.
Wdrożenie i Zarządzanie Zmianą: Case Study Bałtów
Sukces wdrożenia systemu IT w tak dużej organizacji zależy nie tylko od jakości kodu, ale przede wszystkim od akceptacji narzędzia przez użytkowników końcowych. Zmiana nawyków kilkudziesięciu handlowców, przyzwyczajonych do pracy z notesem, wymagała nieszablonowego podejścia.
Strategia Szkoleniowa "Poza Biurem"
Zamiast standardowego szkolenia w sali konferencyjnej w siedzibie firmy, Zarząd Publimy we współpracy z Synergizer zdecydował się na organizację warsztatów wyjazdowych. Wybór padł na Bałtowski Kompleks Turystyczny (JuraPark).6 Decyzja ta miała kluczowe podłoże psychologiczne i integracyjne:
Neutralizacja Stresu: Wdrożenie nowego systemu budzi lęk przed technologią i utratą kontroli. "Urokliwe miejsce" w otoczeniu natury i atrakcji turystycznych (Park Dinozaurów, Zwierzyniec) pozwoliło obniżyć poziom stresu uczestników i zbudować pozytywne skojarzenia z nowym narzędziem.
Pełne Skupienie: Wyjazd poza środowisko pracy (magazyn, biuro) pozwolił odciąć uczestników od bieżących problemów operacyjnych (telefony od klientów, gaszenie pożarów), umożliwiając 100% koncentrację na nauce obsługi aplikacji.
Team Building: Wspólne spędzenie czasu w Bałtowie zintegrowało zespoły z różnych oddziałów (Rawa Mazowiecka, Mielec, Lipsko), pozwalając na wymianę doświadczeń i budowanie poczucia wspólnoty celu.
Przebieg Szkolenia
Szkolenie zostało podzielone na dwa bloki merytoryczne, dostosowane do ról użytkowników:
Blok dla Przedstawicieli Handlowych (Mobile Users):
Obsługa tabletu i nawigacja w aplikacji.
Symulacja pełnego procesu wizyty: od zameldowania się u klienta (GPS check-in), przez prezentację oferty (katalog zdjęciowy), po złożenie zamówienia z wagą zmienną i windykację.
Scenariusze "trudne": obsługa reklamacji, zwrotów, braku zasięgu (praca offline).
Blok dla Kadry Zarządzającej (Admin Users):
Konfiguracja parametrów systemu (targety, trasy).
Analiza raportów Business Intelligence: efektywność handlowców, analiza pokrycia rynku, rankingi sprzedaży produktów priorytetowych (Focus Products).
Monitoring GPS i zarządzanie dyscypliną pracy.
Dzięki takiemu podejściu, moment uruchomienia systemu (Go-Live) przebiegł płynnie, a poziom oporu przed zmianą został zminimalizowany. Pracownicy wrócili z Bałtowa nie tylko przeszkoleni, ale i zmotywowani, postrzegając tablet jako narzędzie ułatwiające im pracę i zwiększające ich zarobki (poprzez łatwiejszy dostęp do danych), a nie jako "smycz" kontrolną.
Wyniki i Korzyści Biznesowe
Po okresie stabilizacji systemu, przeprowadzono ewaluację wdrożenia. Wyniki potwierdziły, że inwestycja w Mobius SFA przyniosła Publimie wymierne korzyści na wielu płaszczyznach.
Optymalizacja Procesów Sprzedażowych
Wzrost Efektywności Wizyt: Dzięki szybkiemu dostępowi do historii zamówień i podpowiedziom systemu, czas administracyjnej obsługi zamówienia u klienta skrócił się średnio o 30%. Pozwoliło to handlowcom na zwiększenie liczby wizyt dziennie lub poświęcenie zaoszczędzonego czasu na merchandising i budowanie relacji.
Eliminacja Błędów: Automatyzacja przesyłu zamówień zredukowała liczbę błędów (pomyłki w kodach, ilościach, nieczytelne pismo) niemal do zera. Zmniejszyło to liczbę korekt faktur i zwrotów towaru, obniżając koszty logistyki zwrotnej.
Usprawnienie Logistyki i Magazynu
Szybszy Spływ Zamówień: Zamówienia trafiają do systemu ERP na bieżąco (po każdej wizycie), a nie pod koniec dnia. Pozwoliło to magazynowi w Ostrowcu i oddziałach na rozłożenie pracy kompletacyjnej w czasie, unikając "wąskich gardeł" w godzinach wieczornych.
Lepsze Zarządzanie Zapasami: Podgląd stanów "na żywo" pozwolił handlowcom unikać sprzedawania towaru, którego fizycznie nie ma na stanie (Over-selling), co bezpośrednio przełożyło się na wzrost poziomu zadowolenia klientów (Service Level).
Kontrola i Analityka
Pełna Transparentność: Kierownicy oddziałów i dyrektorzy zyskali narzędzie do bieżącego monitoringu rynku. Wiedzą dokładnie, gdzie są ich handlowcy, jakie wyniki osiągają w połowie dnia i które produkty sprzedają się najlepiej.
Reagowanie na Zmiany: Dzięki danym z Mobiusa, Publima może szybciej reagować na działania konkurencji (np. raportowanie cen konkurencji w ankietach) oraz dynamicznie zarządzać promocjami, aby wyprzedać towar zagrożony terminem.
Wnioski i Rekomendacje dla Branży
Wdrożenie systemu Mobius SFA w P.P.H.U. PUBLIMA Lichota & Lichota to modelowy przykład cyfryzacji w tradycyjnym sektorze gospodarki. Pokazuje ono, że technologia mobilna może skutecznie wspierać procesy nawet w tak wymagającej branży jak dystrybucja mięsa, pod warunkiem uwzględnienia jej specyfiki (waga zmienna, terminy przydatności).
Kluczowe czynniki sukcesu tego projektu to:
Elastyczność dostawcy: Gotowość firmy Synergizer do napisania dedykowanych modyfikacji, zamiast wymuszania na kliencie zmiany procesów pod "pudełkowe" oprogramowanie.
Integracja: Traktowanie systemu SFA i ERP jako jednego, spójnego organizmu wymieniającego dane w czasie rzeczywistym.
Czynnik ludzki: Inwestycja w profesjonalne, wyjazdowe szkolenie (Bałtów), które zbudowało pozytywne nastawienie zespołu do zmiany.
Dla innych firm z sektora FMCG, case study Publimy stanowi dowód na to, że automatyzacja sił sprzedaży nie jest kosztem, lecz strategiczną inwestycją, która zwraca się poprzez uszczelnienie procesów, redukcję strat i wzrost efektywności handlowej. W obliczu rosnącej konkurencji i konsolidacji rynku, posiadanie takich narzędzi jak Mobius SFA przestaje być przewagą, a staje się warunkiem koniecznym do utrzymania się w grze rynkowej.
Podsumowanie Wdrożenia i Perspektywy Rozwoju
Studium przypadku wdrożenia systemu Mobius w Publima Lichota & Lichota jest dowodem na to, że nawet w branżach uchodzących za tradycyjne, cyfryzacja jest kluczem do skalowania biznesu. Firma, która zaczynała od dwóch sklepów, stała się nowoczesnym przedsiębiorstwem, w którym dane płyną równie szybko jak towary. Zintegrowanie obszarów finansów, logistyki, produkcji i sprzedaży w jednym ekosystemie informatycznym pozwoliło właścicielom na odzyskanie kontroli zarządczej, która przy skali zatrudnienia 254 osób i rozproszonej strukturze geograficznej mogłaby łatwo ulec rozmyciu.
Sukces tego wdrożenia nie polega jedynie na zainstalowaniu oprogramowania, ale na skutecznym odwzorowaniu specyficznych procesów branży mięsnej – od skomplikowanych rozliczeń "catch-weight", przez rygorystyczne normy HACCP, aż po niuanse gospodarki opakowaniami zwrotnymi. Mobius stał się cyfrowym kręgosłupem Publimy, wspierającym jej dalszą ekspansję, w tym eksport na rynki Unii Europejskiej.
Patrząc w przyszłość, solidne fundamenty cyfrowe, jakie położyła Publima, otwierają drogę do kolejnych innowacji. Możliwość integracji z systemami automatyki przemysłowej, wykorzystanie analityki predykcyjnej do prognozowania popytu na sezon grillowy czy świąteczny, a także dalsze uszczelnianie łańcucha dostaw – to kierunki, w których firma może podążać, mając pewność, że jej system operacyjny "udźwignie" te wyzwania. Historia Publimy pokazuje, że szacunek do tradycji masarskiej i lokalnych korzeni (KSZO, działalność społeczna) nie stoi w sprzeczności z technologiczną awangardą; wręcz przeciwnie – to właśnie technologia pozwala tej tradycji przetrwać i rozwijać się na coraz bardziej wymagającym, globalnym rynku.
Projekt wdrożenia Mobius SFA w P.P.H.U. PUBLIMA Lichota & Lichota to dowód na to, że polska myśl technologiczna firmy Synergizer doskonale sprawdza się w starciu z realnymi problemami dużego biznesu dystrybucyjnego.
Synergia pomiędzy nowoczesnym oprogramowaniem a dojrzałą organizacją klienta, wsparta odpowiednim procesem szkoleniowym w Bałtowie, zaowocowała stworzeniem systemu, który jest benchmarkiem dla całej branży mięsnej w Polsce. Publima zyskała narzędzie, które pozwala jej szybciej biegać w wyścigu rynkowym, a Synergizer potwierdził swoją pozycję lidera w dostarczaniu dedykowanych rozwiązań mobilnych dla najbardziej wymagających sektorów FMCG.