CEL

Firma SANTE, po latach korzystania z dotychczasowego mobilnego systemu obsługi przedstawicieli handlowych potrzebowała sprawniejszego, a przy tym bardziej funkcjonalnego i ergonomicznego w użyciu systemu do zarządzania szerokim zespołem przedstawicieli handlowych oraz koordynujących ich pracę kierowników regionalnych. Poszukiwano również zaawansowanych mechanizmów informacyjnych i informatycznych, które pomogłyby zwiększyć wielkość zamówień.

Kierownictwo firmy SANTE chciało wdrożyć rozwiązanie już istniejące i sprawdzone, lecz jednocześnie dostosowane do specyfiki swoich potrzeb operacyjnych. W pierwszym rzędzie firma szukała dostawcy z dużym doświadczeniem w dziedzinie obsługi dystrybucji towarów konsumpcyjnych. Potencjalny partner musiał jednak także wykazać zdolność i chęć dostosowania swojego systemu do specyficznego modelu biznesowego i wymagań funkcjonalnych SANTE. Lista szczegółowych wymagań i oczekiwań była bardzo długa, co wynikało zarówno z faktycznych potrzeb, jak i z filozofii prowadzenia biznesu przez SANTE.

Dystrybucja w branży FMCG to dziedzina, w której elastyczność jest bezcenna. Oprócz wymagań dotyczących istniejącego zestawu funkcji, firma SANTE oczekiwała, że potencjalny system będzie można łatwo dostosowywać do potrzeb, które na rynku dystrybucyjnym potrafią zmieniać się z dnia na dzień. Od tego, czy zmiany da się wprowadzić szybko zależy bardzo wiele, m.in. zadowolenie klientów, rotacja towaru w magazynach, płynność, a ostatecznie rentowność.

„Możliwość dopisywania nowych funkcji, modułów i algorytmów była wymogiem koniecznym, tak samo jak sprawne wprowadzanie zmian bez programowania - za pomocą mechanizmów konfiguracyjnych. Wymogi te dodatkowo podniosły poprzeczkę dla potencjalnych dostawców, ponieważ wymagały solidnego i nowoczesnego fundamentu technologicznego”.

Na liście priorytetów znalazło się oczywiście pełne zintegrowanie nowego narzędzia klasy SFA z indywidulanie rozbudowanym systemem transakcyjnym ERP funkcjonującym w firmie SANTE. Praca handlowca w aplikacji mobilnej musiała mieć pełne odzwierciedlenie w systemie sprzedażowym i realizować politykę cenową, rabaty i oferty specjalne, stosowanie technik cross-sellingowych, szerokie warianty promocji i gratyfikacji, a także monitorowanie przekazywanych materiałów POS oraz zdolność ustalania śledzenia realizacji targetów.

Ostatecznie SANTE wybrało ofertę firmy SYNERGIZER Sp. z o.o. Jej system mobilny MOBIUS klasy SFA i CRM spełniał bardzo wiele wymogów producenta już w wersji standardowej. Rozbudowy i zmiany były oczywiście konieczne, jednak w zakresie istotnie mniejszym, niż w przypadku oferentów konkurencyjnych.

REALIZACJA

Wdrożenie systemu MOBIUS przebiegało według harmonogramu, ustalonego wspólnie przez odpowiedzialnych za projekt przedstawicieli SYNERGIZER oraz SANTE. Implementacja prowadzona była równolegle, nie wpływając na prowadzoną przez SANTE działalność handlową. Prace wdrożeniowe zostały podzielone na dwa etapy: pierwszy - prace programistyczne dostosowujące program do wymagań Klienta, przygotowanie danych  i szeroka integracja z systemem ERP oraz drugi - konfigurację aplikacji, szkolenia i uruchomienie systemu. Projekt objął blisko 150 reprezentantów handlowych i menedżerów regionalnych.

KORZYŚCI BIZNESOWE - Sprawniejsza sprzedaż

Aplikacja mobilna MOBIUS została specjalnie tak zaprojektowana, by wspierać wszystkie działania sprzedażowe oraz okołosprzedażowe w SANTE. Wspomagając procesy sprzedażowe, system przede wszystkim umożliwił realizację zamówień standardowych oraz promocyjnych. Wysyłka zamówień do dystrybutorów odbywa się w sposób automatyczny. Do działań okołosprzedażowych SANTE wykorzystuje wachlarz narzędzi umożliwiających m.in. zbieranie informacji z rynku (za pomocą ankiet), obsługę promocji (dodatkowe ekspozycje), obsługę materiałów promocyjnych oraz POS (wydania, badania). Dynamiczna funkcjonalność aplikacji z zakresu badań danych klienta dba o poprawność zebranych informacji. Ponadto, dzięki wyposażeniu systemu w możliwości raportowania oraz tworzenia różnych przekrojów budżetów kadra menedżerska została wyposażona w narzędzia do bieżącej i ścisłej kontroli przedstawicieli handlowych pracujących w terenie.

Program MOBIUS umożliwił sprawniejsze zarządzanie, szybszą wysyłkę zamówień do dostawców oraz lepsze pozyskiwanie wiarygodnych danych rynkowych. Nowy system charakteryzuje się bardziej intuicyjnym interfejsem, elastyczną konfiguracją, znacznie bardziej rozbudowanymi funkcjonalnościami oraz pozwala na dużo szybszą pracę i wymianę danych. Ponadto MOBIUS w bardzo rozbudowany sposób wspiera realizację szeregu funkcji okołosprzedażowych funkcjonujących w SANTE Sp.J.. Należy do nich zaliczyć możliwość ewidencji obecności produktów w miejscu sprzedaży, wydań materiałów promocyjnych, realizację wymian, przecen, zwrotów oraz zbieranie szeroko rozumianej informacji na temat potencjału rynkowego poszczególnych sklepów czy też kanałów sprzedaży. Równocześnie MOBIUS to bardzo silne narzędzie zarządcze, dające kadrze kierowniczej dostęp do aktualnej i wiarygodnej informacji na temat efektywności działań handlowych, podległych pracowników oraz umożliwiające definiowanie zadań dla określonych pracowników (np. konieczność zebrania określonych danych rynkowych, sprzedaży ofert promocyjnych, remanentu materiałów POS, itp.).

Dodatkowe wsparcie dostawcy systemu

Model wdrożenia systemu MOBIUS przez SYNERGIZER w SANTE objął pełny outsourcing i SaaS, zarówno implementacji jak i usług, co wiąże się z kompletną obsługą projektu ze strony usługodawcy i znacznie odciąża firmę SANTE, jeśli chodzi o utrzymanie oraz serwis systemu. Firma może korzystać z takich usług posprzedażowych jak: szkolenia, helpdesk, utrzymanie bazy danych, infrastruktura serwerowa oraz komunikacyjna, konektory integracyjne z kolejnymi dystrybutorami i raportowanie odsprzedaży.